Gmailやインスタの『アーカイブ』の意味とは？削除とは違うの？

『アーカイブ』は「記録」という意味があります。Gmailやインスタにおいてアーカイブとは「文書やデータをいずれ使う時に備えて保存する」と言う意味です。Gmailの受信トレイやインスタのタイムラインにおいて「非表示」で設定しつつメールや画像、動画を「保存」する機能です。

『アーカイブ』と『削除』の違いを説明します。『アーカイブ』と『削除』は動作は似ていますが意味は違います。Gmailでうっかりスワイプしてメールが消えたはありませんか？これはメールが『削除』されたのではなく『アーカイブ』された状態になっています。『削除』は『アーカイブ』とは違い、「一部または全ての記録を消去すること」です。『アーカイブ』の「保存」に対し『削除』には「完全に消す」という違いがあることがわかります。

『アーカイブ』のメリットは過去のデータを保存できる所です。Gmailは放っておくとメールがたまります。確認したいメールがあっても探すのがめんどくさいですよね？そこで必要なメールを残していらないメールを整理したい時に役に立つのが『アーカイブ』です。クレジットカードの明細や購入履歴などを整理する時に役に立ちます。

インスタグラムの『アーカイブ』機能のメリットは過去の投稿を非公開で保存できる所です。アルバムをまとめる感覚で整理するという点ではちょっと便利な使い方ができそうですね。

『アーカイブ』と『削除』の違い、『アーカイブ』のメリットについて説明しましたので、Gmailの『アーカイブ』の使い方について説明します。Gmailの『アーカイブ』機能を使いこなすとメールの整理が楽に早くできるようになります。

①『アーカイブ』したいメールを横にスライドします。
※スライドする際は、左右どちらでも構いません。

②『アーカイブ』が完了しました。※スマホであればタップしてスライドすればOKですが、PCであればクリックしたままスライドすれば『アーカイブ』が完了します。

ここでは、『アーカイブ』の戻し方を説明します。やり方が2つありますので【A】と【B】に分けて説明します。どちらもとても簡単です。

①『アーカイブ』が完了して約1秒ほどGmailの画面の下に「メールをアーカイブしました」という表示が出ます。
②「メールをアーカイブしました」の右側にある「元に戻す」をタップすると『アーカイブ』が解除されます。

①受信トレイから「すべてのメール」を選択します。
②「すべてのメール」の中から『アーカイブ』を解除したいメールを探して開きます。
③メールを開いたら「…」をクリックし「受信トレイに移動」を選択します。
④受信トレイに『アーカイブ』したメールがあれば、『アーカイブ』が解除された状態になります。

検索ボックスに『演算式』を入力すれば、『アーカイブ』したメールを検索できます。『演算式』とは記号や数字を使った数式のことです。一見複雑そうに見えますが、『演算式』には効率的にメール探せるというメリットがあります。

上記の検索ボックスに『-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox』と『演算式』を入力すれば、『アーカイブ』したメールを検索できます。「-in:spam」と入力したら半角一文字開けて「-in:trash」と入力します。「-is:sent」「-in:draft」「-in:inbox」も同様にそれぞれの文字間を半角一文字開けて入力します。

①「すべてのメール」を選択します。
②「アーカイブしたメール」を選択します。
③「ゴミ箱」のアイコンをクリックします。

④ゴミ箱に移動したメールを30日間そのままにしておけば『アーカイブ』したメールは「削除完了」となります。※ゴミ箱のフォルダに入って「ゴミ箱を今すぐ空にする」をクリックすると、すぐにメールを『削除』することができます。

アルバムとして古い画像や動画の保存ができるメリットを持つインスタの『アーカイブ』機能を使いこなすと、古い画像や動画を効率よく保存したり削除することができます。インスタの『アーカイブ』機能の使いかたと合わせて説明します。

①『アーカイブ』したい写真または動画を選択して「…」をクリックします。
②「アーカイブに移動」をクリックします。

①「プロフィール」選択します。
②一番左上の『アーカイブ』アイコンをクリックします。

③『アーカイブ』したい画像を選択します。『アーカイブ』の項目をタップすると「ストーリーズ」と「投稿」の項目が現れます。「ストーリーズ」をタップするとストーリー機能を使った投稿が、「投稿」をタップするとタイムラインから『アーカイブ』された画像が出てきます。※「ストーリーズ」はスライド形式で画像や動画を投稿できる機能です。

④「…」を押して、「プロフィールに表示」をクリックします。※赤字で書かれている「削除」をタップしてしまうと画像や動画が完全に削除されてしまいますのでご注意ください。

⑤ホームに戻ってインスタを更新すると、
「アーカイブ」を解除した画像または動画がホームで確認できます。

①プロフィール画面の左上にある「アーカイブ」のアイコンをクリックします。
②削除したい画像を選択します。
③「…」をクリックします。
④「削除」をクリックします。

『アーカイブ』ができない時は、インスタが最新の状態にアップデートされていない可能性があります。以下の4つの方法を試すとよいでしょう。

①「AppStore」か「Google Play」でアプリを最新の状態に更新
②インスタの再インストール
③インスタの再起動
④インスタのアップデートのお知らせが来てないか確認してあれば更新

ここまで、アーカイブの使いかたについて説明しました。Gmailは『アーカイブ』以外にも便利な機能がたくさんあります。もし使いこなせるようになれば、めんどうなメールチェックをサクサク終わらせることができちゃいます。Gmailの更に便利な使いかたについていくつか説明します。

『スター機能』は手動で「☆」マークをタップして使う機能です。設定画面から「赤」・「青」・「黄」などの☆を設定できます。『スター機能』のメリットは、重要度や差出人ごとに合わせて使える所です。『アーカイブ』とは違い、スター機能は「☆」マークをつけると「スター付き」の受信トレイからすぐにメールを見つけることができます。

①右上の「設定」アイコンを選択します。
②「設定」を選択します。
③使いたい色の「☆」を「未使用」から選んで移動させます。
④下にスクロールして「変更を保存」をクリックすれば『スター機能』の設定ができます。

『プレビューパネル機能』は受信トレイの「メール一覧」と「メール」を同時に確認できる機能です。メールの開閉をくり返すのはとてもめんどうな作業です。『プレビューパネル機能』があれば、めんどうなメールチェックの処理スピードがさらに上がります。

①「設定」アイコンをクリックし「設定」を選びます。
②「詳細設定」のタブをクリックします。
③「プレビューパネル」を「有効」にし「変更を保存」をクリックします。
④「ウィンドウ分割切り替え」アイコンが表示されていることを確認します。

「ウィンドウ分割切り替え」アイコンをクリックすると「垂直分割」か「水平分割」を選択すればプレビュー機能を使うことができます。
【垂直分割】を選択すると、たてにメール画面が分割されます。
 

【水平分割】を選択すると、横にメール画面が分割されます。※「スレッドが選択されていません」と言う表示部分は閲覧したいメールを選択すれば指定したメールの画面に切り代わります。

※元に戻したいときは「ウィンドウ分割アイコン」から「分割なし」を選択します。「分割なし」をクリックするとメールのタイトルの表示のみに戻ります。

①「is:unread」の「演算式」を検索ボックスに入力します。
②「チェックボックス」をクリックし「すべて」を選択します。
③「メインのスレッド●●件をすべて選択する」の表示をクリックします。
④「その他オプション」のアイコンをクリックして、「既読にする」を選択します。

※「is:unread」は「未読メール」を指定する演算式です。

未読メッセージアイコンは未読数をプラウザ内のタブから確認できるアイコンです。Gmailを開かずに未読数をチェックできます。タブの中のGmailアイコンの隣に（3）という表示があれば、「未読メールが3通ある」という意味です。未読数が100通以上あれば「100+」の表示が出ます。「100通以上の未読メールがある」という意味です。

①「設定」のアイコンをクリックします。
②「設定」を選びます。
③「詳細設定」タブをクリックします。
④「未読アイコン」の有効をクリックします。
⑤「設定変更」をクリックします。

『引用返信』は引用符をつけることでメールのやり取りをスムーズに進められる機能です。どの内容に対して返答しているかパッと見で確認できる便利な機能を持っています。

①返信する際に、引用したい文章をコピーして貼り付ける
②「書式設定オプション」をクリック　
③「引用」アイコンをクリック⇒引用符が「｜」（パイプライン）で表示されます。
④引用符を「＞」にしたい場合は、ゴミ箱の隣の「その他オプション」クリック
⑤「プレーンテキストモード」を選択

『アーカイブ』の意味についてご理解いただけましたか？『アーカイブ』の理解を深めたことでGmailやインスタの便利な使いかたをマスターされたと思います。うっかりメールをタップしてメールを消してしまったご家族の方がいれば、『アーカイブ』と『削除』の違いを話しつつ『アーカイブ』のメリットや便利な使いかたを教えてあげてくださいね。