説明が下手な人の特徴7選！説明が劇的に上手くなる改善方法も伝授！

・説明が下手なせいで営業が上手くいかなかった。
・話が無駄に長いとイライラされたことがある。
・主語が無く話が分かりづらいと指摘された。

あなたにはこんな経験はありませんか？仕事をする時は目標に向けてチームで動くことが多いもの。そこで必要な情報を過不足なくチーム内で共有することは、とても大切なスキルの1つと言えるでしょう。

つまり説明が下手な人は、目標達成を一緒に目指すメンバーに不要なストレスを与えているとも言えます。また、対面で接客や営業をする場合も商品の良さを十分にお客様に伝えることができなければ販売につなげることは難しくなるでしょう。

このように説明が下手な人は仕事や営業で不利なのです。ここでは説明が下手な人の特徴から、そうなってしまう原因とデメリット、説明が上手い人をお手本にした改善方法や説明が下手な上司への対応をご紹介します。

女性は話にオチが無く説明が下手だと言われたことはありませんか？実は説明が下手か上手かに男女差はありません。

それでは説明が下手な人にはどんな特徴があるのでしょうか？その原因となりえる特徴を知ることで、取れる対策を見つけられるかもしれません。まずは説明が下手な人の特徴について知っておきましょう。

まずは話すスピードです。営業先や上司への報告など説明が求められている場面において、早口で話すということは相手に「この人はこちらにしっかりと伝える気がない」と思われても仕方がありません。

また、普段はそうでなくても急いでいる場合や、焦りや緊張から早口になってしまうこともあります。女性は男性よりも声が高いので多少早口でも聞き取れますが、自分の営業トークを録音するなどして客観的な目線を持ってみましょう。

説明が下手な人がやりがちな「それ、あそこに置いておいて」「あれ、どうなった？」というような主語を省いた説明や指示は仕事では通用しません。特に急いでいる時には主語を省きがちになりますが注意が必要です。

特に、話題が変わった時には注意が必要です。主語を省いてしまうと相手には話が変わったタイミングが分かりにくくなり誤解を招く原因となります。

これは部下へ仕事内容を教える場合や、営業・接客などの「自分の方が詳しく知っている」ことを説明する場面で起きてしまいがちです。専門用語や略語などを多用してしまうと相手に大事なことが伝わらないまま会話が終わる可能性が高いので気を付けたいところです。
 

たとえば病院や銀行などで、自分の専門ではない分野について説明を聞いているときに意味が分からない単語が出てきてしまった場合、「今の言葉はどんな意味なんだろう」と気になって次の話が耳に入りにくくなりますよね。

説明の目的は正しく内容を相手に届けることです。上手いことを言って自分を良く見せようとせず、相手が受け取りやすい言葉を選ぶよう心がけましょう。

「女性はすぐ感情的になるから」などと言われたことはありませんか？女性は男性に比べて感受性が豊かな人が多く、感情が表に出やすくなるのかもしれません。男性でも女性でも感情的になってしまうと話す内容が支離滅裂になるなど、相手に説明が届きにくくなる原因となります。

相手の感情に訴えかけることと、自分が感情的になってしまうことは別ですよね。不必要に感情的になることは自身の評価を下げたり仕事場の雰囲気を悪くするので避けたいところです。

営業先やお客様との会話、またはプレゼンなどの場で注意したいのがこちらです。説明の途中で質問をされるなど、自分で用意したシナリオ通りにいかずパニックになってしまったことはありませんか？

これもまた、慌てすぎると「パニックになってるな」「頼りないな」という印象を持たれてしまい、説明が相手に届きにくくなる原因になります。

女性同士だと気を遣って遠回しな表現をすることが多いかもしれませんが、相手が男性だと「回りくどい」「何を言いたいのかはっきり言わないと分からない」と思われることもあるでしょう。

説明は相手に届けるものです。気を遣えるのは素晴らしいことですが、クッション言葉も使いすぎると説明が分かりにくくなりますので気を付けましょう。

説明が下手な人の特徴を7つあげましたが、自分に当てはまる部分があったのではないでしょうか。無意識のまま説明しようとすると話をするプロでもない限り、誰にでも当てはまってしまうのかもしれませんね。

とは言え説明が下手な人の特徴で自分が当てはまるものがあれば改善したいですよね。ここでは早口になったり主語を省いたりして説明下手になってしまう、そもそもの原因について考えてみましょう。

女性同士だから、同年代だから、同期だからと自分と相手を一緒にして考えていませんか？共通点がある人同士だとお互い理解できる部分があるのは確かですが、経験値が1人1人異なります。＜海＞と言われて思い浮かべる景色が、ある人はハワイのリゾート地で、ある人は日本海の荒波かもしれません。

＜相手は自分とは違う＞ということを忘れてしまうと、これでも伝わるだろうと主語を省いてしまったり、専門用語や略語を多用して説明が相手に伝わりにくくなる原因となります。説明が下手な人は、まずここから改善する必要があるでしょう。

思いついたことから話しはじめてしまい、説明が終わってみれば大切なことを伝え忘れていたり、逆に話し過ぎて必要以上に時間がかかった経験はありませんか？この場合は文章の組み立て方を練習する必要があるでしょう。
 

会話を練習するという意識を持っている人は多くないと思いますが、説明が上手い人ほど実は練習をしています。文章の組み立てが苦手な人は伝えるべきことを書き出してみて要点をはっきりさせるなど、優先順位をつけることから始めてみるといいかもしれませんね。

そもそも、自分が相手に何を説明をする必要があるのか理解できていないケースです。説明する内容で何が一番相手に伝えたいことなのか要点を把握していない、または自分で理解していないことなのに説明を求められてしまうこともあるでしょう。

上司や営業先で受けた質問に対して説明をする場合、聞かれたことに答えているつもりでもいまいち納得されなかったり質問を繰り返される場合は質問の意味や意図を理解できていない可能性があります。

仕事の場では上司や部下、営業先で知り合う人など自分と年齢が離れた人とコミュニケーションを取ることが多いでしょう。そういった場合に気を付けたいのが流行り言葉など、同世代や女性同士にしか通じにくい言葉を使うことです。

新入社員同士では通じる若者言葉も上司にとっては暗号と同じですし、昔流行った言葉を
上司から言われても世代が違えば意味が分からないこともありますよね。

このように、仕事の場では学生時代とは違い様々な世代の同僚やお客様と関わる機会が増えるので、誰にでも分かりやすい表現方法を身につける必要があるでしょう。

ここまで説明が下手な人の特徴や、そうなってしまう原因を紹介しましたが、説明が下手なことで実際どのようなデメリットがあるのかを考えてみましょう。

仕事は時間との闘いです。特に育児中で時短勤務をしている女性など、限られた時間内で最大限のパフォーマンスを発揮したいと考える人が職場に多くなってきているのではないでしょうか。

もちろん育児中の女性に限らず、定時までで成果を出し副業に励む人も増えてきているでしょう。時間にシビアにならざるを得ない環境では時間の無駄を減らしたいと考えるのは当然のことです。そんな中、話を上手くまとめられずダラダラと説明をしてくる人がチームにいたらイライラされても仕方がないと言えるでしょう。

主語が無く何の話をしているのか分かりにくかったり、ダラダラと話が長い人の話を聞き続けるのはストレスがかかるものです。

＜時は金なり＞という言葉があるように、時間はとても大切なものです。話の要点が分かりにくいと相手にとって説明を聞く時間は苦痛に感じますし、貴重な時間を無駄にされたと苛立たせることもあるでしょう。

説明の要点が分かりにくい、主語が無い、話が前後する、決められた時間内に説明が収まらないなど、説明が下手な人にありがちな会話はとても好印象とは言えません。

なぜならばそういった説明は事前に準備がされているとは思われず、手を抜いて仕事をしているのでは？という印象を持たれてしまうのです。＜説明が下手な人＞というレッテルを貼られると仕事のチャンスを逃すことにもなりかねません。

説明が下手なことで考えられるデメリットが分かると、一刻も早く説明下手を改善したいですよね。

ここでは、説明のプロであるテレビ通販の紹介者をお手本に、説明が上手い人の共通点を挙げていきます。是非お手本をイメージして説明下手改善に役立てましょう。

なんとなくつけっぱなしにしていたテレビやラジオに、ふと耳を傾ける瞬間を経験したことがありませんか？自分が興味のある話題が始まると、それまで意識をしていなかった放送にも自然と意識が向かいますよね。

まずは相手にとって興味のある話題から話を始めるのは有効な方法のひとつです。いわゆる話の＜つかみ＞の部分を意識すると相手のリアクションが変わるかもしれません。

どんな説明を求めているかは相手によって違いますよね。
高性能のカメラの販売をする時を例に挙げます。

写真を仕事にしている人には「こんなに綺麗な写真が撮れます！」で終わらせるのではなく、カメラの細かな性能がいかに優れているかを【数字】を使って説明をすれば、前の機種と比べてどの位性能が良くなったのかが伝わりやすいですね。

一方、我が子の写真を撮りたいという女性にはカメラの軽さをアピールしたり、「動きに強いので運動会でのお子さんをこんなに綺麗に撮影できますよ！」という【使用シーンを想像させる】説明が必要で、数字での説明はさほど必要ありませんね。

実際の仕事の場面に置き換えると、忙しい上司に向けては、まず結果だけ伝えて質問を受けたら答えるという説明が相手の時間を奪わずスマートですね。一方、専門知識のないお客様には、結果だけではなく経過も一緒に伝える必要があるかもしれません。

「5点セットで29,800円！5点セットで29,800円ですよ！」とテレビ通販で強調、繰り返しをしている部分は印象に残りますよね。

要点を強調する方法もいくつかあります。

・要点を繰り返し伝える
・「ここからが大切なポイントです。」と前置きをする
・要点など強調したい部分だけ声のトーンを上げる
・要点はゆっくり話す

これらを場面によって組み合わせられたら＜説明が下手な人＞は卒業です。

説明が上手い人は説明の内容を理解し、どこが要点になるのか、どんな順番で話を進めたら伝わりやすいかを考え工夫をしています。

「もう年末もすぐそこですね。年末と言えば大掃除！この高圧洗浄機があれば台所、お風呂、窓やベランダから車までピッカピカ！使い方もシンプルで……」

12月に入る頃になると毎年見かける通販の紹介ですが、汚れを落とす映像を入れて使用感を見せたりと、買おうか悩んでいる人の背中を押す構成になっていますよね。しかもとても自然な流れでどんどん商品を紹介していきます。

このように説明が上手い人はしっかり相手の気持ちを掴み、そして相手に合わせた説明の方法を選んでいるのです。

説明が上手い人の特徴をお伝えしましたが、ここからはより具体的に説明下手の改善に向かいます。全部で7つありますが、ひとつひとつはそこまで難しいことではありません。できることから始めてみましょう。

普段何かを説明する時に相手の表情を見て話せていますか？説明に自信がなかったり、緊張していると相手の目を見て話せない人もいるかもしれません。ですが、相手の表情を見ながら話すことで自分の話を理解しているか確認がしやすくなります。

もし、あるところで相手の表情が曇ったら「どこか分かりにくいところはありましたか？」と確認をとることで、より確実に相手に説明内容が届くようになるでしょう。これができるようになると説明を聞く側からの信頼を得られやすくなります。

5W1Hとは

・Who（だれが）
・Where（どこで）
・What（なにを）
・Why（なぜ）
・How（どのように）

を指し示す言葉です。

この5W1Hを意識して文章を組み立てることによって

・主語が抜けてしまう
・途中で何を話しているのか分からなくなる

といった悩みを改善しやすくなります。是非意識してみましょう。

ロジカルシンキングとは、筋道だった合理的な思考様式やその方法論のことを指します。情報を論理的（ロジカル）に考えて（シンキング）整理する力を身につけることで説明下手を大きく改善できるでしょう。

ロジカルシンキングを身につけることができると、複雑な情報を自分の中で整理して説明をすることができるようになります。整理された説明なら相手にも伝わりやすくなりますね。

話がいつも上手くまとまらず、一番話したかったことがうまく伝わらない。または話が長くて分かりづらいと言われがちな人が試して欲しい改善方法がこちらです。

「先日ご依頼いただいた件を調べたところ、〇〇でした。」と、まずは結果から話してみましょう。すると「なぜその結果になったか経緯は分かる？」と、相手が知りたい部分を質問してくるでしょう。その質問にまた答えていけば必要以上に時間がかかることは避けられますね。

特に日常的に上司に報告をすることが多い人は、これを意識するだけで話が長いと上司や同僚をイライラさせる回数を減らせるのではないでしょうか。

説明が本当に上手い人は専門用語を使いこなす人ではなく、誰にでも分かる言葉だけを使って相手が理解できるよう説明ができる人だと言われています。

裏を返せば専門用語や自社用語をたくさん並べなければ説明ができない場合、まだ説明内容を理解しきれていないということなのでしょう。上手く説明ができない部分があるということは、今より理解を深めることができる部分を見つけられたチャンスと捉えられると、社会人として非常に魅力的ですね。上司に相談するなどして是非解決しましょう。

説明するべきことをしっかりまとめて準備をしたとしても、上司やお客様から予想外の質問をされるかもしれません。そんな時に慌ててしまい、失敗してしまうことのないように1つおすすめな方法があります。

「確認して後ほど報告いたします。」「分かる者に確認いたします。」と、回答を一旦待ってもらう方法です。慌ててしまい、よく確認もせず誤ったことを相手に伝えることは避けたいですし、分からないものはその場で頑張って頭をひねっても、すぐに良い返答をするのは難しいからです。

相手が疑問を持ちそうなところや、より興味を持ってもらうにはどうするかを考える上で事前のリサーチは欠かせません。

例えば、初めて行く営業先の担当の人がどういった人なのか、社内の経験者に確認しておくと必要以上に慌てなくて済むかもしれませんね。

自分の説明下手は自分の努力で改善できますが、上司の説明下手はハッキリと指摘するわけにもいかず、対応が難しいですよね。

上司は部下であるあなたが想像できないような仕事を抱えていることが多く、もしかしたら時間や気持ちの余裕がなく説明が雑になってしまうのかもしれません。ここからは説明が下手な上司への対応方法を8つご紹介します。

上司の話を全て聞き終えた後に「〇〇を×日までにAさんに提出ですね？」と要点だけはしっかり確認しましょう。特に主語を省いて話をするタイプの上司だと、大きな食い違いが起こることがあります。

認識を食い違ったまま放置しておくと後が大変です。必ず要点の確認はしておきましょう。

「万が一、私の思い違いがあるといけないのでメールなどで内容をいただけませんでしょうか？」と上司の説明内容の文書化をお願いしてみましょう。文書であれば最低限必要な要点は外さずに指示を受けやすいですよね。ただ、上司からすると手間が増えるわけですから、お願いのしかたには注意が必要です。

「お客様がいらしたので、また後ほど伺います。」と席を離れるなどしていったん話を切り上げるのも手です。離れた後に、不明点を整理して上司に改めて質問をするとよいでしょう。

「申し訳ございません。私この後アポがあるので要点だけ確認させていただいてもよろしいでしょうか？」と暗に話が長いことを上司にアピールする方法もあります。ただし、上司のタイプによっては怒らせてしまいかねない方法なので、こういったことを言って大丈夫なタイプの上司かどうか見極めが必要でしょう。

指導や説明を受ける前に「この件のマニュアルはありますか？」と確認をしてみましょう。もしマニュアルがあれば、上司が説明の段取りをつけやすくなり、話の流れを予測しやすくなるので理解しやすくなります。

「恐れ入りますが、この後打ち合わせが控えていますので聞き漏らしがないよう、要点だけ先にお聞かせいただけますか？」と要点や、話の結論となる部分を先に聞いておく方法です。これも上司を不快にさせないよう、上手い言葉を選ぶなどの配慮ができるとお互いに仕事がしやすいですね。

上司の話にあえて相づちを打たず、話が長いことをアピールする方法もあるようです。ただ、話を聞くという姿勢としては褒められるものではないので、できるだけ他の方法を試してみたいところですね。

主語を省いたりと、指示が抽象的な上司には具体例を聞くなどして説明への理解度を高めておきたいですね。

「○○に似た事例は今までどのようなものがありましたか？」「××のイメージがわかないのですが、具体的にはどのようなものですか？」と、理解が難しかった部分に絞って質問をすれば上司も答えやすいのではないでしょうか。

説明が下手な人の特徴や改善方法などを挙げてみましたがいかがだったでしょうか。説明が上手になれれば今まで苦手だった営業で実績を持てたり、職場での評価も上がるのではないでしょうか。

あなたのまわりの説明が上手い人も、説明がより分かりやすくなるように勉強や改善をしてきているはずです。説明が下手だと気にしているあなたも、日々意識して訓練を積み、説明上手を目指しましょう。