返信用封筒の差出人の書き方・折り方・入れ方のビジネスマナーを解説！

返信用封筒には書き方や出し方にもマナーがあります。企業とのやり取りをする場合には、しっかりとビジネスマナーを守る必要があります。今回は返信用封筒の書き方や入れ方、出し方のマナーなどを詳しくご紹介いたします。

返信用封筒とは、自分の宛名や住所のみが書かれている封筒の事を指します。仕事で大切な書類などを入れて相手に返信してもらう場合は、この返信用封筒を入れておく事が一般的です。特に早く返事が欲しいという時には返信用封筒と合わせて送る事が多いです。

返信用封筒を自分で用意するのは面倒だと思う人は少なくありません。しかし、返信用封筒を使う事によってさまざまなメリットを受けられる事もあります。次は返信用封筒を使うメリットについてご紹介いたします。

返信用封筒がなければ相手側で封筒を用意しなければいけません。封筒はもちろん、宛名書きや切手も合わせて行うので場合によっては負担を掛けてしまう事があります。気配りとして返信用封筒を用意しておけば、その負担を取り除く事が出来ます。

返信用封筒にはあらかじめ氏名や住所などを書きますが、相手側が封筒を用意するとなると宛名書きが必要になります。その際に誤った宛名を書いてしまうと、大切な書類が届かなくなったり、届くのに時間が掛かってしまう場合があります。誤送を防止するためにも、返信用封筒を利用するのが一番です。

返信用封筒にも表側と裏側で書き方のマナーがあります。このマナーが守れていないと相手側に失礼になる事もあるので気を付けなければなりません。次は返信用封筒の表側と裏側の書き方やマナーについてご紹介いたします。

封筒には宛名を書きますが、返信用の封筒には氏名の下に行という文字を書く必要があります。行という文字は自分が相手よりも下であるという事を表すので、敬意を示すためにも行を忘れずに書いておきましょう。行の文字の大きさは氏名よりも少し小さいサイズで書きましょう。

返信用封筒に切手を貼っておくかどうか迷う人もいますが、封筒には郵便の規格内の切手を貼っておきましょう。ただし、封筒の大きさや重さを考慮して余裕を持った切手料金を貼っておくと良いでしょう。多めに貼っておけば、重さが多少オーバーしてもきちんと郵送されます。

返信用封筒には表側と裏側で書き方のマナーは異なります。表側に自身の名前や住所を書きますが、裏側に相手の名前や住所は書かないようにしましょう。こちらで裏側を書いてしまうとマナー違反になってしまうので、封筒の裏側は空白にしておくように注意しましょう。

返信用の封筒としては、長形4号または長形3号のどちらかのサイズを選ぶと良いでしょう。長形4号であれば書類を折らずに済むサイズなのでおすすめです。長形3号のサイズになると長形4号よりもさらに大きいサイズなので、封筒内にも余裕が出来ます。どちらも定形郵便に当てはまるので、切手は忘れずに貼っておきましょう。

返信用封筒に切手を貼る場合は、切手を貼る位置にも注意してください。封筒は縦型と横型の二種類がありますが、どちらも切手の貼る位置が異なります。次は返信用封筒に貼る切手の位置やマナーをご紹介いたします。

縦型の封筒の場合は、切手は基本的に左上に貼るようにしましょう。郵便局は機械で消印を押す事が多いので、この位置にきってを貼るようにしましょう。封筒の左上の位置で、3.5cm×7cmに収まる範囲に貼るようにしてください。切手を複数枚使用する場合は、縦に並ぶように貼り付けるのがマナーです。

横型封筒は珍しいですが、使用する場合は右上に貼り付けてください。横型の封筒の場合も、3.5cm×7cmの範囲内に切手を貼り付けてください。切手が複数になる場合は、横封筒は横に並ぶように貼りましょう。

返信用封筒を同封する場合は、折り方にも工夫しましょう。封筒の折り方にもマナーがあるので、折って同封する場合は出し方にも気を付けてください。次は返信用封筒の折り方とマナーをご紹介いたします。

封筒の中に返信用の封筒を入れる場合の入れ方としては、三つ折りのような折り方をして入れるようにしましょう。入れ方のマナーには、封筒の宛名部分を折り曲げてはいけないというものがあります。宛名部分に折り目が来ないように注意しながら折りましょう。また、封筒に入れる時は封の口が上に来るようにして入れてください。

相手が封筒を開けた時の事を考えて封筒に入れると、さらに喜ばれる事もあります。三つ折りにする時は、外側が見えるような折り方にしてください。こうする事で相手は一目で返信用の封筒が同封されている事をすぐに確認する事が出来ます。

返信用封筒を入れる場合、その入れ方にも注意しなければいけない事があります。特に返信用封筒の切手は返送する際に重要になるので、しっかりチェックしておきましょう。次は返信用封筒の入れ方と入れる前の注意点についてご紹介いたします。

封筒を郵送する時は、その料金は重さと大きさで決められています。送りたい封筒のサイズや重さはあらかじめ知っておく必要があります。返信用の封筒に誤った料金の切手ほ貼ってしまうと失礼になるので注意してください。心配であれば実際に郵便局で重さを確認してもらうと良いでしょう。

返信用封筒には両面テープを貼っておくと、相手が糊付けする手間を省く事が出来ます。些細な気配りかもしれませんが、相手側が喜ぶ事が多いので返信用封筒には両面テープを貼りましょう。このような気配りを知っておく事は自分の評価を上げる事にも繋がります。

大切な書類を早く届けたいという時には、速達料金の切手を貼るのも手段の一つです。速達にする場合は通常の料金に速達料金を足した料金が必要になります。定形内で25gの重さであれば362円ですが、50g以上の重さになると372円になるので注意しましょう。

大切な書類がきちんと相手側に届いたか不安な事もあるでしょう。そういう場合には簡易書留で送ると追跡が可能になります。簡易書留は引受から配達までの過程が郵便局のサイト内でチェックする事が出来ます。また、相手側が受け取る際には手渡しやサインが必要になるので安心です。

自分が返信用封筒を受け取った場合は、返信用の出し方にもマナーがある事を覚えておきましょう。返信用封筒には決まった書き方があるので、忘れずに書き足しておく必要があります。次は自分が返信用封筒を受け取った場合の出し方のマナーをご紹介いたします。

返信用の封筒にはあらかじめ宛名が手書きまたは印刷されている事が多いです。宛名には最後に行という文字がありますが、自分で返信をする際には行の文字に二重線を引き、その下に様と書いておきましょう。また、相手の氏名ではなく会社名や団体名が書かれていた場合は御中と書くのが正しい書き方です。

送る相手の氏名が分かっている場合であれば、相手の敬称も忘れずに書いておくのがマナーです。最後に様や先生などその時に合った敬称を付け足します。相手が目下の場合は殿という敬称を使う事も出来ます。

返信用封筒で忘れがちなのが差出人の書き忘れです。相手の宛名や住所は確認していても、差出人の住所と名前を書き忘れてしまうと誰から届いた封筒なのか開けるまで分からなくなってしまいます。差出人が書かれていないと受け取った後に開封してもらえない事もあるので、差出人は忘れずに書いておきましょう。

返信用封筒を返信する場合は、その時々によって送付状を同封しておいた方が良い事もあります。企業が別の企業に向けて返送する時や、就活生が企業に向けて返送する時などはマナーとして送付状を同封するようにしましょう。開けた時に封筒の中身が分かりやすくなるので、なるべく送付状は忘れないように注意してください。

返信用封筒には出し方や入れ方にもマナーがある事を覚えておきましょう。マナーに気を付ける事で、お互いが気持ちの良いやり取りをする事が出来ます。返信用封筒を同封する場合は裏側を空白にする必要がありますが、自分が返信する時は忘れずに差出人の氏名や住所を書いてください。